Rastreabilidade na agroindústria: como testar se sua empresa consegue localizar um lote?

Ter um número de lote cadastrado não comprova que a operação é rastreável. Para testar a rastreabilidade na agroindústria, é necessário selecionar um lote e verificar se a equipe consegue localizar sua origem, os processos pelos quais passou, o saldo disponível e o destino das quantidades expedidas.

Esse exercício revela se os registros permitem reconstruir o caminho do material sem depender da memória dos colaboradores ou de buscas demoradas em planilhas.

A pergunta é simples: se um fornecedor comunicar um problema com uma matéria-prima hoje, sua empresa consegue identificar quais produtos foram fabricados com ela e para quais clientes foram enviados?

O que é um teste de rastreabilidade?

É uma verificação planejada na qual a empresa escolhe um lote e tenta reconstruir seu histórico usando os registros da operação.

O teste pode começar por uma matéria-prima e seguir até os produtos acabados e seus destinos. Também pode partir de um produto acabado e voltar aos insumos utilizados em sua fabricação.

A finalidade é avaliar a qualidade das informações, o tempo de resposta e as dificuldades encontradas pela equipe.

Esse exercício não exige que exista uma ocorrência real. A empresa pode realizá-lo preventivamente para descobrir falhas antes de precisar investigar uma reclamação, um desvio de qualidade ou uma divergência operacional.

Controle de lotes e rastreabilidade são a mesma coisa?

O controle de lotes identifica e acompanha grupos de materiais ou produtos. A rastreabilidade depende das relações entre esses lotes e os eventos da operação.

Um sistema pode mostrar que existem 500 kg de determinado lote em estoque, mas a empresa ainda precisa saber de onde ele veio, onde foi utilizado e quais produtos resultaram desse consumo.

Por isso, o teste deve avaliar as conexões entre recebimento, armazenagem, produção e expedição.

Para entender como estruturar essa base, veja nosso conteúdo sobre controle de lotes e rastreabilidade em fábricas de ração e fertilizantes.

Como testar a rastreabilidade na agroindústria

1. Escolha um lote que represente a operação real

Comece com um lote que já tenha passado por recebimento, produção e expedição. Isso permite avaliar mais etapas do processo.

Na primeira verificação, escolha um caso com complexidade administrável. Depois, amplie o exercício para situações como:

• matéria-prima consumida em diferentes ordens de produção;
• produto acabado expedido para vários clientes;
• transferências entre depósitos;
• mistura de diferentes lotes;
• produção com retrabalho;
• devoluções e sobras de materiais.

Um teste feito apenas com um lote recém-recebido pode confirmar a entrada no estoque, mas não demonstra a rastreabilidade do processo completo.

2. Defina o ponto de partida e registre o tempo

Anote o item, o número do lote e a pergunta que a equipe precisa responder.

Por exemplo: “Quais produtos acabados receberam material do lote MP-024 e onde estão essas quantidades?”

Registre o horário de início e de conclusão. Anote também quais pessoas, sistemas e documentos foram necessários para encontrar as informações.

Não existe um prazo único adequado para todas as operações. A empresa deve estabelecer uma referência compatível com sua complexidade e suas exigências aplicáveis.

O objetivo é descobrir se a resposta chega com rapidez e evidências suficientes para orientar uma decisão.

3. Localize a origem do material

Ao partir de uma matéria-prima, a equipe deve conseguir identificar:

• fornecedor;
• lote informado pelo fornecedor, quando aplicável;
• identificação interna utilizada pela empresa;
• data e documento de recebimento;
• quantidade recebida;
• depósito ou localização;
• registros de inspeção ou liberação, quando existentes.

Se o lote do fornecedor e o lote interno forem diferentes, verifique se há uma ligação clara entre eles.

Uma identificação interna sem vínculo com o recebimento pode dificultar a investigação quando a informação inicial vier do fornecedor.

4. Siga o lote até a produção

O próximo passo é localizar os movimentos de consumo.

Verifique em quais ordens o material foi utilizado, em quais quantidades e quais lotes de produto acabado foram gerados.

Também confira devoluções ao estoque, substituições de componentes, perdas e retrabalhos registrados.

Um ponto merece atenção: quando vários lotes de matéria-prima são usados em uma ordem que gera diferentes lotes de produto acabado, o nível de detalhe do apontamento determina a precisão do rastreamento.

Se a empresa registra apenas o total da ordem, pode conseguir identificar todos os lotes envolvidos sem saber exatamente qual insumo entrou em cada parcela produzida. O teste deve tornar essa limitação visível.

5. Identifique o estoque disponível e os destinos

Depois de localizar os produtos acabados relacionados, confira o que permanece na empresa e o que já saiu.

A equipe deve buscar saldos por depósito, transferências, documentos de expedição, quantidades enviadas e clientes destinatários.

Inclua devoluções, descartes e outras movimentações relevantes para o caso.

O resultado precisa permitir distinguir material disponível, consumido, expedido e destinado a outras saídas. Uma lista de clientes, sozinha, não explica o caminho das quantidades.

6. Confira se as quantidades fazem sentido

Localizar documentos é uma parte do exercício. A outra é verificar se eles formam uma história consistente.

Para o lote de matéria-prima, confronte a quantidade recebida com o consumo, o saldo e as demais movimentações registradas.

Para o produto acabado, compare a quantidade recebida da produção com estoque, expedições, devoluções e outras saídas.

Considere unidades de medida, conversões e particularidades do processo. Em operações com transformação, umidade, perdas ou geração de subprodutos, a comparação exige critérios técnicos adequados.

Diferenças sem explicação devem ser registradas como pendências de investigação.

Exemplo prático de teste

Imagine que uma fábrica de ração recebeu um lote de 2.000 kg de um ingrediente.

Os registros mostram:

• 1.200 kg consumidos na ordem A;
• 500 kg consumidos na ordem B;
• 280 kg disponíveis no estoque;
• 20 kg registrados como perda.

As quantidades totalizam os 2.000 kg recebidos. A próxima verificação é localizar os lotes de ração gerados pelas ordens A e B, seus saldos e os documentos de expedição.

Se a equipe encontrar o consumo do ingrediente, mas não conseguir relacioná-lo aos lotes produzidos, o teste revelou uma interrupção no rastreamento.

Se localizar os lotes acabados, mas não as quantidades enviadas por cliente, existe outra pendência a corrigir.

O que registrar ao terminar o exercício?

Documente o resultado para transformar o teste em melhoria de processo.

Evite registrar somente “teste aprovado”. Guarde as evidências e descreva as limitações encontradas.

Quais falhas costumam aparecer?

O exercício pode revelar problemas como identificação ilegível, movimentos sem lote, consumo apontado depois da produção e documentos sem ligação com o material movimentado.

Também pode mostrar dependência de uma única pessoa. Se apenas um colaborador sabe encontrar as informações, a resposta da empresa fica vulnerável à sua ausência.

As correções podem envolver cadastro, identificação física, procedimento de apontamento, treinamento ou configuração do sistema.

Quando as falhas também afetam consumo e estoque, vale aprofundar a análise no artigo sobre como reduzir perdas de matéria-prima em uma agroindústria.

Como o SAP Business One pode apoiar o teste?

O SAP Business One oferece recursos de gestão de lotes e registros de movimentação que podem apoiar a investigação do caminho dos materiais.

A capacidade de reconstruir esse histórico depende da configuração e da forma como recebimentos, consumos, produtos acabados e saídas são registrados.

Necessidades específicas, como controles detalhados de qualidade ou etapas adicionais de rastreamento, devem ser avaliadas conforme a operação e podem exigir complementos ou integrações.

O teste ajuda a verificar se o ambiente utilizado pela empresa entrega a informação necessária na prática.

Depois de corrigir, teste novamente

Uma alteração de procedimento precisa ser validada.

Repita o exercício com outro lote e confira se a informação passou a ser encontrada com menos esforço e maior consistência.

Ao longo do tempo, inclua diferentes produtos, depósitos e situações produtivas. A frequência deve considerar o risco e a complexidade da operação, além de mudanças em processos, equipes ou sistemas.

Sua agroindústria consegue demonstrar o caminho de um lote?

A rastreabilidade ganha valor quando a equipe consegue responder a uma pergunta operacional com registros confiáveis.

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Perguntas frequentes

Como começar um teste de rastreabilidade?

Escolha um lote que tenha passado por produção e expedição. Defina a pergunta do exercício, registre o tempo e busque origem, consumo, produtos gerados, saldos e destinos.

Ter o número do lote na nota ou etiqueta é suficiente?

Não. A identificação precisa estar ligada aos registros de recebimento, movimentação, produção e saída para permitir reconstruir o histórico.

O teste precisa começar pela matéria-prima?

Não. Ele também pode partir de um lote de produto acabado e buscar as ordens e os insumos relacionados à fabricação.

O que fazer quando uma informação não é encontrada?

Registre a falha, investigue sua causa e defina uma ação com responsável e prazo. Depois, repita o teste para verificar se a correção funcionou.